Internet, IT, SEO, Finanse, Design w przystępny sposób

Strona główna > Biznes > Rozwój firmy - elektroniczny obieg dokumentów

Rozwój firmy - elektroniczny obieg dokumentów

Piątek 17 maja 2013, przez alfred

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest często jedynym sposobem na uporządkowanie ogromnych ilości informacji wpływających do firmy w formie elektronicznej lub papierowej. Dokumenty papierowe są skanowane a następnie udostępniane, przekazywane i przechowywane w danej firmie. W przedsiębiorstwie o skomplikowanej strukturze organizacyjnej szybki dostęp do pism jest największą zaletą tego nowoczesnego rozwiązania.

Zewnętrzne informacje wpływające do firmy np. od partnerów handlowych wymagają od pracowników reakcji, a często załatwienie sprawy wiąże się z współdziałaniem różnych działów firmy. Oprogramowanie dla firm, dostępne chociażby na www.baseline.pl, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów pozwala każdemu uprawnionemu na dostęp do jego oryginalnej treści. Pozwala to zaoszczędzić czas, usprawnić pracę oraz porządkuje przepływ informacji.

Wyeliminowanie papierowych wersji z obiegu ułatwia dostęp do informacji, które są dostępne w formie elektronicznej. Pracownik korzysta z komputera, a nie przeszukuje już firmowych archiwów. Jednocześnie nie oznacza to, że oryginalne dokumenty giną, są one archiwizowane i udostępniane tylko w konieczności. Dla większości pracowników dokument zawiera jedynie informację i wytyczne dla jego dalszych działań.

Również wewnętrzne informacje obowiązujące pracowników mogą zostać objęte systemem elektronicznego obiegu dokumentów. W tym wypadku chodzi o ujednolicenie informacji niezbędnych do prac poszczególnych działów. Nie zawsze jest możliwe wysyłanie dziesiątków maili i informowanie wszystkich o postępach projektu lub wprowadzanych zmianach. Dzięki dostępowi do aktualnych informacji sterowanie projektami biznesowymi jest zdecydowanie prostsze.

Podstawą działania systemu jest stworzenie bazy informacji i dokumentów danego przedsiębiorstwa przechowywanych na specjalnym serwerze, następnie należy określić uprawnienia dostępu dla wybranych pracowników. Elektroniczny obieg dokumentów jest stale udoskonalany, co ma zapewnić możliwie największą efektywność tegoż narzędzia.